TerugStuur blog door

U bent de Creditmanager!

Geplaatst op: 24 augustus 10:04
Categorie: Debiteurenbeheer | 2 keer gereageerd | 1689 keer bekeken

Stuur blog door

Annuleren

Binnen elk bedrijf vervult de afdeling ‘creditmanagement’ of de ‘creditmanager’ een zeer belangrijke rol. Misschien is uw organisatie (nog) niet groot genoeg voor aan creditmanager of zelfs een aparte afdeling daarvoor. Maar de functie bestaat, ook in uw bedrijf.

Want bij creditmanagement gaat het om het beheer van de inkomende en uitgaande geldstromen. Ofwel (in grote lijnen) het managen van de crediteuren en de debiteuren. En of u nu een grote of kleine onderneming heeft: debiteuren en crediteuren heeft u altijd. En het managen daarvan noemt men: creditmanagement.

Zoals eerder al gesteld: debiteurenbeheer begint al bij de verkoop.
Daarom is het van groot belang dat ‘verkoop’ en ‘creditmanagement’ nauw met elkaar samenwerken.
In een eenmanszaak zal dat altijd wel lukken. Maar bij een iets grotere organisatie?

De creditmanager moet zorgen voor de juiste algemene voorwaarden. Want daarin wordt (onder meer) vermeld hoe met de buitengerechtelijke en gerechtelijke inning van de facturen zal worden omgegaan.
Deze algemene voorwaarden moeten door de verkoper aan de klant ter hand worden gesteld. Hij zal in het klantdossier een aantekening maken van het overhandigen (of toesturen) van de algemene voorwaarden. En als de voorwaarden samen met de offerte worden opgestuurd en getekend terug komen, zal de verkoper er voor moeten zorgen dat deze stukken in het klantdossier bij de creditmanager terecht komen.
Rondom de deal is er dus contact tussen ‘verkoop’ en ‘creditmanagement’.

Maar daar blijft het niet bij…
Want de verkoper zal de creditmanager op de hoogte moeten stellen van eventuele bijzonderheden in de overeenkomst.
Bijvoorbeeld: Korting of afwijkende betalingscondities
Als deze informatie niet op de juiste wijze wordt vastgelegd in het klantdossier bij de creditmanager is een correct debiteurenbeheer niet mogelijk.
Maar er zijn meer ‘contactmomenten’ tussen de verkoper en creditmanager: denk bijvoorbeeld aan een klacht. Hoe wordt deze afgewikkeld? En door wie? Is de creditmanager volledig op de hoogte?
Communicatie tussen de verschillende afdelingen is dus van cruciaal belang in alle fases van het proces.
Om alle relevante informatie te kunnen managen is het raadzaam om het debiteurenbeheer te automatiseren. Een softwarepakket voor debiteurenbeheer zorgt niet alleen voor een efficiënte en effectieve aanpak van de debiteur. Het zorgt er ook voor dat binnen de onderneming alle betrokkenen toegang hebben tot alle informatie, bijvoorbeeld:
- Getekende koopovereenkomst
- (Getekend) exemplaar van de Algemene voorwaarden (van leverancier, maar misschien ook wel van de afnemer)
- Overige documenten die relevant zijn voor de overeenkomst
- Kredietlimiet
- Bijzondere betalingsafspraken of kortingen
- Vastlegging van mondelinge afspraken
- Vastlegging van klachten
- Telefonische incasso; gespreksverslagen
- Schriftelijke aanmaning
- Voortgang incassotraject
Door deze wijze van vastlegging wordt de communicatie tussen de afdelingen sterk verbeterd, waardoor fouten bij de afwikkeling van een debiteur/vordering kunnen worden voorkomen.
Maar ook heeft de verkoper alle informatie beschikbaar om nog eens te informeren bij de klant waarom betaling nog niet heeft plaatsgevonden.
 

Reacties (2)

Marcel Wiedenbrugge24 augustus 2009, 11:12
Ik ben het eens met het feit, dat het in credit management o.a. gaat om het managen van de inkomende geldstromen, oftewel te zorgen dat klanten hun facturen op tijd kunnen en willen betalen. Het managen van de uitgaande geldstromen (betalingen) behoort naar mijn idee niet tot het takenpakket van de credit manager, maar tot de taken van de financiele administratie of de inkoopafdeling (bij grotere ondernemingen).
Hans Laninga16 september 2009, 14:46
Bij credit management draait het om het optimaliseren van handelsgeldstromen. Daarom komt het beheer van debiteuren en het voldoen van crediteuren hier bij elkaar. Want het begroten van de liquiditeit, die nodig is om tijdig aan alle verplichtingen te kunnen voldoen, is pas mogelijk als je controle hebt over inkomende geldstromen; dus beheer van je debiteuren. Beide kan natuurlijk behoren tot het takenpakket van de financiele administratie.

Reageer op deze blog


Verplicht maar verborgen